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Office Manager/Executive Assistant

Cette fonction joue un rôle clé de coordination des activités de support au bon fonctionnement de Metal Packaging Europe (MPE). 

La mission de l'office manager consistera à servir d’interface entre Metal Packaging Europe et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.). Parmi les tâches de comptabilité, il y aura le codage et l'enregistrement des factures entrantes, la préparation des paiements, le respect des délais de paiement et la facturation des membres.

L’Office Manager veillera à ce que l'organisation et le personnel disposent d'un environnement de travail satisfaisant et veillera à ce que les membres de MPE et leurs invités aient du soutien (hébergement, taxis etc.) lors des réunions à Bruxelles.

L’Office Manager sera responsable de la préparation pratique des réunions ainsi que des conférences audio/Web.

Il/elle coordonnera les rendez-vous et les réunions et gérera le calendrier du CEO. Il/Elle réservera le transport et l'hébergement (y compris les voyages intérieurs / internationaux, avec les réservations de vol, d'hôtel, de voiture et d'itinéraire pour chaque voyage).

Il/Elle organisera des événements d'entreprise et des conférences et assistera l'équipe de communication au besoin.

Profil

Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion de bureau.

Connaissance approfondie de WinBooks.

Langues requises : le français ainsi que de bonnes connaissances de l’anglais.

En plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste, il/elle se doit d’être polyvalent(e) et organisé(e). Il/Elle doit également disposer d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du service et des priorités, et d’une grande souplesse d’esprit. A la fois autonome et diplomate, il/elle est en outre une force de proposition et avoir un grand sens de la confidentialité.

Le poste est prévu pour cinq (5) demi-journées par semaine (horaire à convenir).

Merci d’envoyer votre CV à info@metalpackagingeurope.org

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